El problema real de una asesoría.
La facturación es recurrente y previsible, así que el riesgo no es vender poco: es perder clientes sin enterarse y no saber por qué. El que se va rara vez avisa, y el que llega por recomendación se atiende a mano, sin dejar rastro de qué se le prometió.
A eso se suman los plazos. Cada trimestre, cada renovación, cada cambio normativo obliga a avisar a un grupo concreto de clientes. Si esa lista vive en la cabeza de alguien o en una hoja suelta, un día falla.
Qué resuelve el CRM.
- Clientes potenciales desde la web, el teléfono o una recomendación
- Propuestas enviadas, aceptadas y perdidas, con el motivo
- Servicios contratados por cliente y cuota mensual
- Avisos de renovación y de subida de tarifas
- Campañas para avisar de cambios normativos a quien afecta
- Histórico de conversaciones por correo y WhatsApp
Lo que NO debe hacer.
Un error caro es intentar que el CRM sustituya al programa de gestión. No es su papel: la contabilidad, las nóminas y los modelos se quedan donde están. El CRM se ocupa de la relación con el cliente, de lo comercial y del seguimiento.
Cuando hace falta, conectamos ambos mundos para que los datos del cliente no se tecleen dos veces, con una integración o con exportaciones programadas, según lo que permita vuestro programa.
Dónde suele fallar.
- Un cliente con varias sociedades tratado como varios clientes
- Consultas por WhatsApp que no llegan a la ficha
- Recomendaciones que nadie registra ni agradece
- Propuestas sin seguimiento después de enviarlas
- Clientes que se van sin que salte ninguna alarma
- Subidas de tarifa comunicadas tarde y a mano
Cómo lo implantamos.
- Entender cómo trabajáis hoy
De dónde salen los clientes, quién atiende qué y en qué punto se pierde información.
- Diseñar antes de configurar
Estados, campos, avisos y responsables sobre el papel, validados con quien lo va a usar.
- Configurar y migrar
Zoho CRM montado sobre vuestro proceso, con los datos que tienen valor y sin duplicados.
- Automatizar los avisos
Renovaciones, vencimientos y seguimientos que saltan solos, sin depender de que alguien se acuerde.
- Formar y acompañar
El equipo aprende con vuestros propios datos y queda soporte para los ajustes de después.
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Preguntas frecuentes
¿Sustituye a mi programa de gestión?
No, y no debería. La contabilidad, las nóminas y los impuestos siguen donde están. El CRM se ocupa de captación, propuestas, seguimiento y relación con el cliente, y si hace falta se conecta con vuestro programa.
Tengo un cliente con varias empresas, ¿cómo se gestiona?
Con una estructura que relacione a la persona con cada sociedad, de modo que se vea el conjunto sin duplicar fichas. Es una de las primeras decisiones que tomamos en el diseño.
¿Puedo avisar a los clientes a los que afecta un cambio normativo?
Sí. Si los servicios contratados están bien registrados, se filtra a quién afecta y se le avisa por correo o WhatsApp, dejando constancia en su ficha.
¿Sirve para una asesoría pequeña?
Sí. De hecho es donde más se nota, porque no hay estructura para que nada se pierda. Se empieza por lo mínimo y crece después.