Qué se conecta.
- Clientes y contactos
- Productos, artículos y tarifas
- Presupuestos y pedidos de venta
- Facturas, cobros e impagos
- Stock disponible al presupuestar
- Comisiones y ventas por comercial
La decisión importante no es técnica.
Conectar dos sistemas es relativamente sencillo. Lo difícil es decidir qué sistema manda en cada dato: si un comercial cambia la dirección de un cliente en el CRM y administración la cambia en el ERP, ¿cuál gana? Sin esa regla, la integración reparte el problema en lugar de resolverlo.
Lo habitual es que el CRM mande en todo lo comercial (leads, oportunidades, actividad) y el ERP en lo fiscal y operativo (datos de facturación, artículos, precios, stock, facturas y cobros). El pedido nace en el CRM cuando se gana la venta y, desde ahí, es del ERP.
Opciones según vuestro ERP.
Resumen de las vías que conocemos con Zoho CRM. En todos los casos es posible una integración a medida por API si el ERP la ofrece.
| ERP | Vía habitual con Zoho CRM |
|---|---|
| Zoho Books y Zoho Inventory | Integración nativa con clientes, productos, presupuestos, pedidos y facturas; requiere Zoho CRM Professional o superior (Zoho). Ver Zoho Books. |
| Dynamics NAV (Navision) y Business Central | Conectores de terceros, Zoho Flow o API. Ver Zoho CRM y Navision. |
| SAP Business One | Extensiones de terceros en Zoho Marketplace y conectores en Zoho Flow. |
| a3ERP | Integradores de terceros (ejemplo) o API. |
| Odoo | Conectores de terceros publicados en la tienda de Odoo, o API. |
| Holded | Zoho Flow o API. Ver Zoho CRM y Holded. |
| Sage y otros ERP | Se estudia caso a caso según la versión, su API y dónde está instalado. |
Cómo decidimos la vía técnica.
- Conector existente si cubre el caso
Es lo más barato de mantener. Si hace lo que necesitáis, no hay razón para construir nada.
- Middleware si hay reglas
Zoho Flow, Make o n8n cuando hay condiciones, transformaciones o varios pasos encadenados.
- API a medida si hay volumen o lógica propia
Cuando el caso es específico, el volumen alto o hace falta control total sobre errores y reintentos.
- Siempre con registro de errores
Toda integración falla alguna vez. La diferencia es enterarse el mismo día o tres semanas después.
Dónde suele fallar.
- Clientes duplicados con el CIF escrito distinto
- Sin una clave común entre sistemas
- Los dos sistemas editando el mismo dato
- Impuestos y descuentos que no cuadran
- ERP en servidor propio sin acceso seguro
- Fallos de sincronización que nadie ve
Cómo lo implantamos.
- Mapa de datos
Qué se conecta, en qué sentido, con qué frecuencia y qué sistema manda en cada campo.
- Limpieza
Duplicados, códigos y formatos resueltos antes de sincronizar.
- Construcción
Con la vía elegida, empezando por clientes y productos, y después pedidos y facturas.
- Pruebas
En un entorno o empresa de pruebas del ERP, con casos reales y casos raros.
- Arranque y seguimiento
Avisos de errores, documentación y ajustes durante las primeras semanas.
Relacionado.
Preguntas frecuentes
¿Se puede integrar un ERP que no tiene API?
A veces sí: mediante acceso a su base de datos, ficheros de exportación programados o un conector del fabricante. Son vías más frágiles, así que se valora si compensan frente a actualizar el ERP.
¿La sincronización es en tiempo real?
Depende del dato. Un pedido suele pasar al momento; tarifas, stock o facturas pueden actualizarse cada cierto tiempo con mucha menos carga para ambos sistemas.
¿Qué pasa si falla la conexión?
Los cambios pendientes se registran y se reintentan, y alguien recibe un aviso si algo no se puede sincronizar. Nada debería perderse en silencio.
¿Y si todavía no tenemos CRM?
Es buen momento para diseñarlo pensando en el ERP desde el principio. Lo vemos en la implantación de Zoho CRM.
Opciones según la documentación pública de Zoho, Zoho Marketplace y los fabricantes citados. IntegraciónCRM no es partner de esos fabricantes; diseñamos e implantamos la integración en vuestro proceso.