Qué ponemos bajo control.
- Leads de campañas y redes sociales
- Primera valoración y presupuesto
- Seguimiento de presupuestos pendientes
- Citas y recordatorios
- Bonos y sesiones
- Revisiones y siguientes sesiones
- Consentimientos firmados online
- Informes por tratamiento y canal
El dinero está en los presupuestos que nadie vuelve a llamar.
La mayoría de clínicas saben cuántas valoraciones hacen, pero pocas saben cuántos presupuestos se quedan sin respuesta y por qué. Una paciente que pidió información sobre un tratamiento y no recibió una segunda llamada no dijo que no: simplemente nadie volvió a preguntar.
Con el presupuesto registrado en el CRM, el seguimiento se programa solo: un mensaje a los pocos días, una tarea para recepción si no hay respuesta y un motivo registrado cuando se descarta. Así se sabe qué tratamientos cuestan más de cerrar y en qué momento se pierden.
CRM y software clínico: cada uno con su función.
Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD, y eso cambia cómo se diseña el sistema. La historia clínica debe seguir en el software clínico, que está preparado para ello. El CRM se ocupa de la relación comercial y la comunicación: interés, presupuestos, citas, recordatorios y consentimientos de contacto.
Lo diseñamos con ese criterio desde el principio: solo los datos necesarios, permisos por perfil y bases legales claras, y lo revisamos con quien lleve la protección de datos de la clínica.
Del anuncio a la revisión.
- Llega el interés
Desde una campaña, Instagram o WhatsApp, se crea la ficha con el tratamiento que le interesa y recibe respuesta en minutos.
- Valoración
Cita reservada en la agenda con recordatorio automático, que es la forma más sencilla de reducir las ausencias.
- Presupuesto
Registrado en su ficha, con seguimiento programado si no hay respuesta.
- Tratamiento
Consentimiento firmado antes de llegar, cobro o bono vinculado y sesiones controladas.
- Revisión y recompra
Aviso cuando toca la siguiente sesión o la revisión, y encuesta de satisfacción después.
Qué conviene medir en una clínica.
El embudo de una clínica es corto pero tiene fugas muy concretas: leads que no llegan a valoración, valoraciones que no reciben presupuesto, presupuestos que no se aceptan y pacientes que no vuelven a la revisión. Medir cada paso por tratamiento y por canal dice dónde invertir en publicidad y dónde en seguimiento.
También el tiempo de respuesta al primer contacto y la tasa de ausencias. Son dos datos que casi ninguna clínica tiene a mano y que suelen explicar buena parte de lo que se pierde.
Servicios relacionados.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye al programa de gestión de la clínica?
No. El software clínico sigue llevando la historia clínica y la parte asistencial. El CRM se conecta con él para ordenar la captación, los presupuestos y la comunicación con pacientes.
¿Es compatible con el RGPD?
Se puede diseñar para que lo sea: minimizando los datos, separando la información clínica y registrando los consentimientos. Lo planteamos junto a quien se encarga de la protección de datos en la clínica.
¿Se pueden enviar recordatorios por WhatsApp?
Sí, a través de la API oficial de WhatsApp Business y con plantillas de mensaje aprobadas, que es lo que permite enviarlos de forma automática y sin riesgo de bloqueo.
¿Funciona si tenemos varias clínicas?
Sí. Cada centro puede tener su agenda, su equipo y sus informes, con una visión conjunta para dirección.