Qué debe hacer un CRM en una pyme.
- Todos los contactos en un único sitio
- Saber por dónde llega cada cliente
- Seguimientos que no se olvidan
- Un embudo de ventas con su valor
- El historial de cada cliente a la vista
- Informes sin preparar hojas de cálculo
- Conexión con la web, el correo y la facturación
- Acceso desde el móvil
Señales de que lo necesitas ya.
Si te reconoces en dos o más, el coste de no tener CRM ya es mayor que el de implantarlo:
- Hay una hoja de cálculo compartida con varias versiones y nadie sabe cuál es la buena.
- Cuando alguien se va, su cartera de clientes se va con él.
- Los contactos que llegan por la web se contestan tarde, o no se contestan.
- No sabes qué campaña o canal trae los clientes que acaban comprando.
- La previsión de ventas se hace a ojo.
¿Qué CRM elegir?
Trabajamos con los tres, así que no hay uno que queramos venderte. Lo que decide es cómo vendéis y qué más tiene que conectarse.
| CRM | Encaja cuando… | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Zoho CRM | Quieres adaptarlo bien a tu proceso con un coste por usuario contenido, y quizá sumar facturación, formularios o firma de la misma suite. | Para sacarle partido hay que configurarlo con criterio. |
| HubSpot | Tu prioridad es captar: formularios, correo, páginas y seguimiento del marketing. | Las funciones avanzadas están en planes superiores y el coste sube al crecer. |
| Salesforce | Empresa en crecimiento con procesos complejos, varios equipos y presupuesto para ello. | Implantación y mantenimiento más costosos que las otras dos. |
Zoho CRM y HubSpot tienen versión gratuita con límites, útil para empezar. Si ya usáis un CRM, casi siempre compensa adaptarlo antes que cambiar. Comparamos los dos más habituales en Zoho CRM o HubSpot.
De qué depende lo que cuesta.
El coste tiene dos partes. Las licencias, que se pagan cada mes por usuario y varían mucho según el CRM y el plan. Y la implantación, que depende de cuántos procesos haya que configurar, qué herramientas hay que conectar y cuántos datos hay que migrar.
Lo que más encarece un CRM no suele ser la licencia, sino implantarlo sin criterio y tener que rehacerlo al año. En el diagnóstico gratuito te damos alcance y estimación antes de comprometer nada.
Cómo lo implantamos por fases.
- Entender cómo vendéis hoy
De dónde llegan los clientes, quién los atiende, qué pasos siguen y dónde se pierden.
- Lo imprescindible primero
Contactos, empresas, embudo de ventas y tareas, con los datos útiles migrados. Ver cómo pasar de Excel a un CRM.
- Que los contactos entren solos
Formularios de la web, correo y WhatsApp conectados para que nadie tenga que copiar datos.
- Automatizar lo repetitivo
Asignaciones, recordatorios de seguimiento y avisos de oportunidades paradas.
- Formar y medir
El equipo aprende con sus casos reales y definimos los pocos informes que de verdad se van a mirar.
Errores que vemos a menudo.
- Elegir el CRM por la demo más bonita
- Migrar el Excel sin limpiar duplicados
- Veinte campos obligatorios para registrar una llamada
- Contratar el plan más caro por si acaso
- Querer hacerlo todo el primer mes
- No formar al equipo
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Preguntas frecuentes
¿Una empresa de tres personas necesita un CRM?
Si recibe clientes por varios canales y el seguimiento depende de la memoria o de una hoja de cálculo, sí. Puede ser una implantación sencilla y, en algunos casos, con una versión gratuita.
¿Cuánto se tarda en implantar?
Depende del alcance. Con una primera fase bien acotada, centrada en contactos, embudo y seguimiento, el equipo puede empezar a trabajar pronto y el resto se añade por fases.
¿Se puede usar desde el móvil?
Sí. Zoho CRM, HubSpot y Salesforce tienen aplicación móvil para consultar clientes, registrar llamadas y ver tareas.
¿Y si ya tenemos un CRM que nadie usa?
Es muy habitual. Antes de cambiar, revisamos por qué no se usa: casi siempre es un problema de configuración o de formación, no de la herramienta.