Qué ponemos bajo control.
- Inscripciones por temporada y turno
- Grupos por edad, nivel y horario
- Listas de espera
- Autorizaciones y documentación
- Cuotas recurrentes e impagos
- Comunicación con familias
- Renovaciones de temporada
- Informes de ocupación
La temporada alta, sin caos.
En septiembre o antes del verano llegan cientos de inscripciones en pocas semanas. Si entran por formularios sueltos, correos y llamadas, alguien pasa días copiándolas a una hoja, asignando grupos y respondiendo a las mismas preguntas.
Con un formulario conectado al CRM, cada inscripción crea la ficha de la familia y del participante, se asigna al grupo según edad y horario, y si no hay plaza pasa a la lista de espera, que avisa sola cuando se libera un hueco.
Cuotas que se cobran solas.
Los cobros recurrentes se conectan con la pasarela de pago para que un recibo fallido genere un aviso y una tarea, y para que el estado de cada participante refleje su situación real. Sin cruzar el banco con la hoja de cálculo a final de mes.
Del formulario a la renovación.
- Inscripción
Formulario online con los datos del participante, el turno y la autorización de la familia.
- Asignación
Grupo según edad, nivel y horario, o lista de espera si está completo.
- Cobro
Inscripción o cuota recurrente vinculada a la ficha, con aviso si falla.
- Durante la temporada
Avisos a familias por grupo, cambios de horario y asistencia.
- Renovación
Propuesta de la siguiente temporada con antelación, antes de abrir plazas al público.
Qué conviene medir.
- Ocupación por grupo, turno y sede
- Tasa de renovación por temporada
- Impagos y recibos devueltos
- Bajas y sus motivos
- Origen de cada inscripción
- Listas de espera por actividad
Integraciones habituales.
Formularios de inscripción en la web, pasarela de pago o domiciliación para las cuotas, firma online de autorizaciones, WhatsApp o correo para las familias y la herramienta de facturación. Todo conectado a la ficha de cada familia y participante.
Servicios relacionados.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye al software de reservas de pistas o control de accesos?
No. Si ya tenéis uno, sigue haciendo su trabajo. El CRM se ocupa de inscripciones, familias, cuotas y comunicación, y se conecta con él cuando tiene integración.
¿Cómo se tratan los datos de menores?
Con especial cuidado: consentimiento de los tutores, solo los datos necesarios y permisos restringidos. Lo diseñamos así desde el principio.
¿Sirve para varias sedes o actividades?
Sí. Cada sede o actividad tiene sus grupos y su equipo, y la dirección ve la ocupación conjunta.
¿Podemos empezar solo por las inscripciones?
Sí. Es la parte que más trabajo manual genera y la primera que conviene ordenar.