El dinero se pierde entre la matrícula y la renovación.
Las academias suelen tener bien resuelta la captación: campañas, formularios, llamadas. Lo que casi nunca está resuelto es lo que pasa después. Un alumno deja de venir tres semanas y nadie lo detecta hasta que no paga. Un grupo se queda a medio llenar y nadie mueve la lista de espera. Llega junio y las renovaciones se gestionan a mano, alumno por alumno.
Ahí es donde está el dinero, y es un problema de sistema, no de esfuerzo del equipo.
Qué ponemos bajo control.
- Matrículas y altas por convocatoria
- Cuotas recurrentes e impagos
- Grupos, turnos y listas de espera
- Asistencia y alumnos en riesgo
- Renovaciones y campañas de retorno
- Bajas, motivos y recuperación
- Materiales y accesos por grupo
- Origen de cada matrícula
Detectar al alumno que se va antes de que se vaya.
Un alumno rara vez se da de baja de golpe. Primero falta a una clase, luego a dos, deja de abrir los correos y después no renueva. Todas esas señales existen ya en tus sistemas, repartidas entre la plataforma, la hoja de asistencia y la pasarela de pagos.
Cuando se juntan en una sola ficha se pueden convertir en un aviso: este alumno lleva tres ausencias, este recibo ha fallado dos veces, este grupo tiene una caída de asistencia. El equipo actúa cuando aún se puede hacer algo.
Cobros que no dependen de perseguir a nadie.
Conectamos la pasarela de pagos con el CRM para que un cobro fallido genere la tarea o el aviso correspondiente, y para que el estado del alumno refleje su situación real sin que nadie tenga que cruzar dos pantallas.
Lo mismo con las renovaciones: en lugar de una campaña manual en el último momento, un flujo que empieza con antelación y que distingue entre quien va a repetir, quien duda y quien ya ha dicho que no.
Cómo lo abordamos.
- Entendemos tu ciclo
Convocatorias, duración de los cursos, cuotas, momentos de renovación y estacionalidad real del negocio.
- Unificamos la ficha del alumno
Matrícula, grupo, pagos, asistencia y comunicación en un único sitio en vez de cuatro.
- Automatizamos avisos y cobros
Impagos, ausencias, renovaciones y listas de espera dejan de depender de la memoria de alguien.
- Medimos lo que importa
Tasa de renovación, motivos de baja y rentabilidad por curso, grupo y canal de captación.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para academias de oposiciones con convocatorias largas?
Especialmente. Cuanto más largo es el ciclo, más valor tiene detectar a tiempo al alumno que se está descolgando, porque la pérdida acumulada es mayor.
¿Se puede conectar con la pasarela de pagos que ya usamos?
Normalmente sí. Trabajamos habitualmente con Stripe, y cualquier pasarela con API o webhooks puede conectarse al proceso de cobro y al estado del alumno.
¿Y si damos clases presenciales y online a la vez?
Es el caso más común. El sistema distingue modalidad, grupo y turno, y la asistencia puede recogerse de la plataforma online, del registro presencial o de ambos.
¿Podemos empezar solo por los cobros?
Sí, y suele ser buena idea. Priorizamos una mejora que se note pronto y a partir de ahí ampliamos.