La gestión formativa no debería depender de copiar datos.
Un centro puede captar un alumno en un formulario, matricularlo en otra plataforma, impartir la formación en Moodle o Zoom y terminar preparando asistencia y documentos en hojas de cálculo. Cada salto abre una posibilidad de error.
Diseñamos una arquitectura en la que cada herramienta mantiene su función y el equipo tiene una visión común del proceso: qué alumno está interesado, qué documentación falta, qué curso realiza y qué acción corresponde después.
- Captación y admisión de alumnos
- Seguimiento de oportunidades
- Matrículas y cambios de estado
- Asistencia presencial y online
- Integración con Moodle
- Sesiones y registros de Zoom
- Generación de documentos
- Formación bonificada y expedientes
Servicios para centros de FP, academias y entidades formativas.
- Captación y admisión de alumnos
Centralizamos formularios, campañas, llamadas y solicitudes para que el equipo pueda responder, calificar y acompañar cada oportunidad.
- Mejora de procesos internos
Mapeamos desde el primer contacto hasta la matrícula, detectamos pasos duplicados y definimos responsables, estados y avisos.
- Asistencia y seguimiento formativo
Relacionamos cursos, sesiones, alumnos y eventos de asistencia cuando las plataformas ofrecen los datos necesarios.
- Documentos y comunicaciones
Automatizamos plantillas, avisos, solicitudes de documentación y generación de documentos a partir de datos validados.
- Formación bonificada y programas públicos
Preparamos procesos más trazables para acciones bonificadas, formación vinculada al SEPE y programas de comunidades autónomas, respetando las reglas de cada expediente.
Integraciones con Moodle, Zoom y tus herramientas actuales.
No imponemos una plataforma académica nueva por defecto. Estudiamos cómo trabajas hoy y conectamos lo que tiene sentido para tu operación.
Metodología: primero entendemos el centro, después conectamos.
- Diagnóstico operativo
Revisamos captación, matrícula, impartición, asistencia, documentación, herramientas y responsables.
- Mapa de datos y reglas
Definimos qué sistema es responsable de cada dato, cuándo cambia y quién necesita verlo.
- Diseño por fases
Priorizamos los flujos que reducen más trabajo o riesgo y los probamos con casos reales.
- Formación y mejora
Documentamos el funcionamiento, acompañamos al equipo y medimos qué ha mejorado.
Casos de uso que podemos analizar.
- Centro de FP con varias convocatorias
- Academia con captación digital
- Certificados de profesionalidad
- Formación para empresas
- Formación bonificada por FUNDAE
- Acciones vinculadas al SEPE
- Programas de la Comunidad de Madrid
- Clases online y presenciales
El alcance depende de tus plataformas, permisos, requisitos y proceso real. La primera revisión sirve para separar lo viable, lo prioritario y lo que no conviene automatizar.
Herramientas y partners del ecosistema.
Trabajamos alrededor de las herramientas que ya utiliza el centro y elegimos la vía de conexión más estable: API, webhook, conector o automatización intermedia.
- Zoho CRM y Zoho One
- Moodle y plataformas LMS
- Zoom y videoconferencia
- Make y n8n
- WhatsApp y email
- Google Workspace y documentos
Equipo y métricas para mejorar el proceso.
El proyecto reúne visión operativa, diseño de datos e implementación técnica. El centro conserva el conocimiento del negocio y participa en las decisiones que afectan a alumnos, documentación y cumplimiento.
Medimos lo que ayude a actuar: tiempo de respuesta a interesados, conversión a matrícula, documentación pendiente, incidencias de asistencia, tareas manuales y tiempos de cierre.
Preguntas frecuentes de centros de formación
¿Trabajáis con centros de FP y certificados de profesionalidad?
Sí. Diseñamos procesos para centros de FP, certificados de profesionalidad, formación bonificada, programas del SEPE y acciones formativas de comunidades autónomas.
¿Podéis integrar Moodle con el CRM?
Sí, estudiamos usuarios, cursos, matrículas, actividad y eventos disponibles para decidir qué información debe sincronizarse.
¿Se puede automatizar la asistencia en Zoom?
Sí, cuando la cuenta y la configuración de Zoom permiten acceder a los eventos y registros necesarios. Definimos reglas de validación antes de actualizar la asistencia.
¿El CRM sustituye al software académico?
No necesariamente. El CRM puede coordinar captación, admisión, comunicación y seguimiento, mientras Moodle u otras herramientas mantienen la actividad formativa que les corresponde.