De la venta a la factura electrónica DIAN.
En Colombia la factura electrónica se valida antes de entregarse: la DIAN la revisa y solo entonces tiene validez. El CRM tiene que dejar los datos listos para que salga a la primera:
- Datos tributarios del cliente
NIT con dígito de verificación, tipo de persona, responsabilidades fiscales según su RUT y el correo donde recibe la factura electrónica, como campos obligatorios en Zoho CRM.
- Cotización con impuestos y retenciones
En pesos o en dólares, con el IVA de cada producto definido una vez y las retenciones que les practican sus clientes previstas en lo que de verdad van a cobrar.
- Emisión con su proveedor tecnológico
La venta cerrada pasa al software de facturación o al proveedor tecnológico que ya usan, que la envía a la DIAN para su validación previa.
- CUFE y estado de vuelta al CRM
El número de factura, el CUFE y el estado (validada o rechazada) quedan en la ficha del cliente. Si hay un rechazo, avisa a quien lo tiene que corregir.
- Notas crédito y cartera
Devoluciones y descuentos con su nota crédito electrónica, y seguimiento de cartera por vendedor y por vencimiento.
Un portal de clientes y cartera, sobre Zoho.
Nuestro punto diferencial: sobre Zoho como base de datos construimos portales propios, con su marca, para que sus clientes resuelvan solos lo que hoy piden por correo o WhatsApp. En Colombia suele incluir:
- Facturas electrónicas con su CUFE
- Estado de cartera y vencimientos
- Pago por PSE desde el propio portal
- Solicitudes y seguimiento de soporte
Moneda, cobros y datos en Colombia.
Además de la factura, hay tres cosas que conviene dejar decididas antes de configurar Zoho para una empresa colombiana.
| Tema | En Colombia |
|---|---|
| Moneda | Pesos colombianos (COP) y dólares en exportación. Cuando se cotiza en dólares y se factura en pesos, la conversión usa la TRM del día. |
| Cobros habituales | PSE (débito desde la cuenta bancaria), transferencias, Nequi y Daviplata, y pasarelas como Wompi, ePayco o Mercado Pago. Conectamos la confirmación del pago con el CRM. |
| Protección de datos | Aplica la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales. Configuramos autorizaciones, avisos y bajas con su asesor legal. |
| Zoho en la región | Zoho inauguró en 2024 su sede para América Latina en Querétaro (México) y opera en Colombia desde 2023 (Zoho). |
Horario de trabajo.
España va entre 6 y 7 horas por delante de Colombia, según la época del año. Por ejemplo, en el horario de verano de España, una reunión a las 17:00 en Madrid son las 10:00 en Bogotá. Las reuniones se hacen en su mañana, que es nuestra tarde, y el trabajo avanza mientras ustedes no están conectados.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se hace la factura electrónica DIAN con Zoho?
Normalmente con un proveedor tecnológico de facturación electrónica conectado a Zoho. Lo revisamos con su contador para elegir el que encaje con su volumen y su operación.
¿Qué datos tributarios del cliente guarda el CRM?
NIT con dígito de verificación, razón social, tipo de persona, responsabilidades fiscales según su RUT y el correo de recepción de factura electrónica. Sin ellos la factura se rechaza o vuelve, así que se piden antes de facturar.
¿Se puede cotizar en dólares y facturar en pesos?
Sí. La cotización se hace en dólares y al facturar se convierte con la TRM del día. Los informes se ven en pesos o en la moneda que elijan.
Información orientativa según fuentes oficiales de Zoho y de Colombia. No es asesoría fiscal ni legal: las obligaciones concretas se confirman con su contador o asesor. IntegraciónCRM no es parte de Zoho.
Zoho CRM en otros países
Trabajamos igual en toda Latinoamérica, en remoto y en horario compatible con el tuyo: México, Chile, Perú, Argentina. El resumen de cómo lo hacemos está en Zoho CRM en Latinoamérica, y si operáis también desde España, en consultor de Zoho CRM.