La gestión documental necesita un proceso, no más hojas.
En formación bonificada y programas públicos suelen intervenir centros, empresas, alumnos, docentes, sesiones y documentos. Cuando cada parte se actualiza en un lugar distinto, comprobar el estado de un expediente cuesta demasiado.
Diseñamos un flujo que centraliza la información operativa y mantiene puntos de revisión humana donde son necesarios.
- Acciones y convocatorias
- Alumnos y empresas
- Documentación pendiente
- Asistencia presencial u online
- Avisos y vencimientos
- Plantillas de documentos
Qué podemos automatizar y qué debe revisarse.
- Entrada y clasificación
Registramos la acción, el grupo, la empresa y los responsables que intervienen.
- Recogida de información
Controlamos campos y documentos pendientes para reducir correos y búsquedas.
- Asistencia y evidencias
Relacionamos eventos de Moodle, Zoom u otras fuentes cuando los datos están disponibles.
- Validación y documentos
Generamos borradores, avisos y tareas, dejando la revisión final en manos del equipo.
Automatizar no sustituye la responsabilidad del centro.
La tecnología puede mejorar consistencia y trazabilidad, pero no garantiza por sí sola el cumplimiento de FUNDAE, SEPE o una convocatoria autonómica. El alcance y los controles deben validarse según el programa y la documentación exigida.
Un sistema preparado para auditarse
Registramos cambios, responsables y excepciones para que el centro sepa qué ocurrió y qué queda pendiente.
Preguntas frecuentes sobre formación bonificada
¿La automatización garantiza el cumplimiento de FUNDAE?
No. Ayuda a ordenar y trazar el proceso, pero el centro debe validar los requisitos aplicables y revisar datos y documentos.
¿Se pueden generar documentos automáticamente?
Sí. A partir de datos validados se pueden activar plantillas, comunicaciones y documentos según el flujo definido.
¿Podéis trabajar con programas del SEPE o de una comunidad autónoma?
Sí, analizamos el proceso concreto, sus documentos, estados y responsables antes de diseñar la automatización.