"Un programa que haga CRM y facturación" es una de las peticiones más repetidas, y casi siempre esconde el mismo problema: alguien teclea dos veces cada venta. Primero en el CRM, cuando se gana, y otra vez en el programa de facturación, cuando toca cobrar.
Se arregla, pero no siempre de la misma manera.
Primero, una aclaración que ahorra disgustos
Un CRM no es un programa de facturación. Puede generar presupuestos y pedidos, e incluso sacar un PDF con pinta de factura, pero la emisión de facturas tiene requisitos fiscales propios: numeración, series, conservación e inalterabilidad.
Y eso importa más que nunca, porque con Verifactu el programa con el que factures tendrá que generar un registro encadenado por cada factura. Las fechas en vigor son 1 de enero de 2027 para empresas y 1 de julio de 2027 para autónomos. Si hoy facturas con una plantilla o con una personalización del CRM, eso es justo lo que hay que replantear. Lo contamos en Zoho y Verifactu.
Los tres caminos posibles
1. Todo en la misma suite
El CRM y la facturación son aplicaciones de un mismo fabricante y comparten datos sin integrar nada.
- Zoho: CRM más Zoho Books, con sincronización nativa de clientes, productos, presupuestos y facturas. Requiere Zoho CRM Professional o superior.
- Odoo: CRM y contabilidad dentro del mismo ERP, aunque su contabilidad completa está en la edición de pago, y cada aplicación cuenta para el plan. Lo comparamos en Zoho o Odoo.
- Bitrix24: CRM con facturación incluida en su precio por organización.
Cuándo encaja: cuando no hay nada montado o lo que hay es una hoja de cálculo. Es el camino más limpio y el más barato de mantener.
2. CRM conectado a tu programa de facturación
Mantienes el programa que ya usa tu gestoría o tu administración, y el CRM le pasa los datos.
Es lo más habitual en empresas que llevan años funcionando, y casi siempre la mejor decisión: cambiar un programa de facturación que cumple, que tu asesoría conoce y que ya está adaptado a la normativa es caro y arriesgado. Con una integración, la venta ganada en el CRM crea el cliente y la factura en el otro sistema, y el estado de cobro vuelve al CRM para que el comercial lo vea.
Lo vemos en integración de ERP y CRM, y con Holded en particular.
3. Dos sistemas sin conectar
Es donde está casi todo el mundo, y donde se pierde el tiempo. Funciona mientras el volumen es bajo; a partir de cierto punto, alguien dedica horas a copiar datos y a cuadrar lo que no coincide.
Qué preguntar antes de decidir
- ¿Quién emite las facturas hoy y con qué? A veces no es el programa oficial, sino una plantilla heredada.
- ¿Vuestro programa actual estará listo para Verifactu? Pedid la declaración responsable del fabricante, por escrito.
- ¿Necesitáis facturación recurrente? Cuotas, suscripciones y domiciliaciones cambian bastante la elección.
- ¿Cobráis online? Si sí, el cobro debería confirmar la factura automáticamente. Ver Stripe y pagos.
- ¿Qué mira vuestra asesoría? Si trabaja con un programa concreto, cambiarlo tiene un coste oculto en horas suyas.
- ¿Qué pasa con el histórico? Las facturas antiguas no se migran alegremente: se conservan donde están.
Lo que hacemos nosotros
En la mayoría de los proyectos no sustituimos la facturación: la conectamos. El CRM se queda con lo comercial (leads, oportunidades, presupuestos) y el programa de facturación con lo fiscal, y entre los dos viaja lo justo: cliente, concepto, importe y estado de cobro.
Cuando no hay nada montado o lo que hay se queda corto, entonces sí montamos Zoho Books con el CRM, que es la opción más barata de mantener porque no hay integración que vigilar.
Si quieres que te digamos cuál de los tres caminos os conviene, cuéntanos qué usáis hoy en la auditoría gratuita. En muchos casos la respuesta es "no cambies de programa, conéctalo", y eso también lo decimos.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor un programa que haga CRM y facturación, o dos conectados?
Depende de qué tengáis ya. Si no hay nada montado, un sistema que haga las dos cosas evita integraciones. Si ya tenéis un programa de facturación que funciona y cumple, casi siempre sale mejor conectarlo al CRM que sustituirlo.
¿Se puede facturar desde el CRM?
Un CRM no es un programa de facturación. Lo habitual es que el CRM genere el presupuesto y que la factura la emita la aplicación de facturación, con los datos viajando solos entre las dos.
¿Qué cambia con Verifactu?
Desde el 1 de enero de 2027 para empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos, el programa con el que factures debe generar registros encadenados e inalterables. Eso afecta a quien factura con plantillas o personalizaciones del CRM.
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