Excel es una herramienta excelente hasta que varias personas trabajan sobre el mismo archivo. Aparecen las versiones «final», «final2» y «buena», nadie sabe quién cambió qué, y la información de cada cliente depende de quién la apuntó y dónde.
Pasar a un CRM resuelve eso, pero solo si la migración se hace con cuidado. Importar las hojas tal cual suele trasladar el desorden al sistema nuevo, que además cuesta dinero.
Señales de que ha llegado el momento
- Hay varias hojas con los mismos clientes y no está claro cuál es la buena.
- Solo una persona sabe cómo funciona el archivo.
- No se puede saber quién habló con un cliente, cuándo ni qué se dijo.
- Preparar un informe mensual lleva horas de copiar y pegar.
- Alguien ha perdido cambios por trabajar sobre una copia antigua.
1. Haz inventario antes de tocar nada
Reúne todas las hojas que contienen información de clientes, contactos u oportunidades, incluidas las que cada persona tiene en su ordenador. Para cada una, anota quién la mantiene, qué contiene y si es la fuente principal o una copia.
Es habitual descubrir que la misma información está en tres sitios con datos distintos. Decidir cuál manda es el primer paso.
2. Limpia antes, no después
Limpiar en Excel es más rápido que limpiar dentro del CRM. Lo que más problemas da:
- Duplicados: la misma persona escrita de formas distintas, o el mismo correo en dos filas.
- Formatos: teléfonos con y sin prefijo, fechas en varios formatos, provincias escritas de diez maneras.
- Estados en texto libre: «interesado», «Interesado», «int.» y «muy interesado» deberían ser un único valor de una lista.
- Columnas vacías u obsoletas: si nadie las rellena desde hace años, probablemente no hace falta migrarlas.
3. Decide dónde va cada columna
Cada columna de la hoja tiene que tener un destino claro en el CRM. Este es el tipo de tabla que conviene preparar:
| Columna en Excel | Destino en el CRM | Qué hacer |
|---|---|---|
| Nombre completo | Nombre y Apellidos | Separar en dos campos |
| Empresa | Cuenta o empresa relacionada | Crear la empresa y vincular el contacto |
| Estado | Lista de valores | Unificar los textos en valores fijos |
| Notas | Notas con fecha | Importar como nota, no como campo |
| Curso o producto | Registro relacionado | Vincular, no copiar el texto |
| Última llamada | Actividad | Crear la actividad con su fecha |
4. Qué hacer con el histórico
No todo merece migrarse. Define una fecha de corte y decide qué entra: normalmente los contactos activos, las oportunidades abiertas y las notas recientes. El resto puede quedar archivado en las hojas originales, en solo lectura, por si alguna vez hace falta consultarlo.
5. Importa por fases y comprueba
- Prueba con una muestra. Importa 50 registros y revísalos uno a uno: campos, relaciones y caracteres especiales como tildes y eñes.
- Compara los totales. El número de registros importados debe cuadrar con el de la hoja limpia.
- Revisa al azar. Elige 20 registros y compáralos con el original.
- Importa el resto solo cuando la muestra esté perfecta.
Guarda una copia de las hojas originales antes de empezar. Si algo sale mal, podrás volver a importar desde un punto conocido.
6. Después de la importación
- Deja las hojas en solo lectura. Si se sigue actualizando Excel en paralelo, en un mes habrá dos versiones de la verdad.
- Define permisos. Quién puede ver, editar y exportar datos.
- Forma al equipo. Un CRM que no se entiende acaba sustituido por una hoja nueva.
- Nombra un responsable de la calidad de los datos. Alguien que revise duplicados y campos vacíos cada cierto tiempo.
Protección de datos: migrar es un buen momento para revisar que tenéis base legal para conservar cada contacto, sobre todo si pensáis usarlo para enviar comunicaciones comerciales.
Si la migración incluye varios sistemas o mucho histórico, en migración de CRM y datos explicamos cómo trabajamos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar yo mismo los datos de Excel al CRM?
Sí, todos los CRM tienen importadores de hojas de cálculo. Para listas sencillas funciona bien; se complica cuando hay duplicados, datos relacionados entre hojas o histórico que conservar.
¿Qué hago con los contactos duplicados?
Resolverlos antes de importar siempre que se pueda, decidiendo qué dato prevalece en cada campo. Después de importar también se pueden fusionar, pero es más lento y más fácil equivocarse.
¿Tengo que importar todo el histórico?
No. Conviene importar lo que se va a usar y guardar el resto archivado. Muchas veces basta con los contactos activos y las notas de los últimos años.
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