En muchos centros, el alumno se matricula en el CRM y alguien lo vuelve a dar de alta a mano en Moodle. Después, para saber si ha empezado el curso, otra persona entra en Moodle, mira el progreso y lo apunta en una hoja. La integración entre ambos elimina ese trabajo, pero solo si se diseña bien.
Qué conviene sincronizar (y en qué dirección)
La primera decisión no es técnica: es qué sistema manda en cada dato. Esta es la configuración que mejor suele funcionar:
| Dato | Dirección | Cuándo |
|---|---|---|
| Alta del usuario | CRM → Moodle | Al confirmarse la matrícula |
| Matrícula en el curso | CRM → Moodle | Al confirmarse la matrícula |
| Último acceso | Moodle → CRM | Periódicamente |
| Progreso y finalización | Moodle → CRM | Periódicamente |
| Calificaciones | Moodle → CRM | Solo si el CRM las necesita |
| Baja | CRM → Moodle | Al registrarse la baja |
La regla general: lo administrativo nace en el CRM y lo formativo nace en Moodle. Cuando los dos sistemas pueden modificar el mismo dato, aparecen los conflictos.
Cómo se conectan
El lado de Moodle: servicios web
Moodle incluye servicios web con una API REST. Para usarlos hay que habilitarlos, crear un servicio con las funciones necesarias y un usuario técnico con los permisos mínimos, y generar un token. Algunas funciones habituales en una integración con el CRM:
core_user_create_usersycore_user_get_users_by_fieldpara crear usuarios y buscarlosenrol_manual_enrol_userspara matricular en un cursocore_course_get_coursespara obtener los cursoscore_completion_get_course_completion_statuspara saber si se ha completadogradereport_user_get_grade_itemspara consultar calificaciones
La disponibilidad exacta depende de la versión de Moodle, así que conviene comprobarla en vuestra instalación antes de diseñar nada. La referencia está en la documentación de servicios web de Moodle.
El lado de Zoho CRM: Deluge o una plataforma intermedia
En Zoho CRM, lo más habitual es escribir funciones en Deluge que llaman a la API de Moodle con invokeurl. Se disparan desde un workflow, por ejemplo al pasar la matrícula a «confirmada», o se programan para ejecutarse cada cierto tiempo y traer el progreso.
Otra opción es usar una plataforma intermedia como Make o n8n, útil cuando intervienen más sistemas además del CRM y Moodle. Lo comparamos en automatizar Zoho CRM con Make y n8n.
El detalle que rompe la mayoría de integraciones
Cómo se identifica a la misma persona en los dos sistemas. Usar solo el correo electrónico parece lógico, pero falla en cuanto alguien lo cambia, se equivoca al escribirlo o usa el mismo correo para dos alumnos, algo frecuente en familias.
Lo más robusto es guardar en cada sistema el identificador del otro: el ID de usuario de Moodle en la ficha del CRM y, en Moodle, el identificador del CRM en el campo idnumber del usuario. Así la integración no depende de que un dato editable coincida.
Otros detalles que conviene resolver al principio:
- Cursos: vincularlos por identificador, no por nombre. Los nombres cambian cada convocatoria.
- Duplicados: decidir qué hacer si el usuario ya existe en Moodle antes de crearlo.
- Errores: registrar cada llamada fallida y avisar a alguien. Una matrícula que no llega a Moodle en silencio es un alumno sin acceso el primer día.
En tiempo real o periódica
Moodle no avisa de serie a otros sistemas cuando algo cambia. Por eso lo habitual es combinar:
- Tiempo real para lo que nace en el CRM: altas y matrículas se envían en el momento, porque el alumno necesita acceso ya.
- Consultas periódicas para lo que nace en Moodle: progreso, accesos y finalización se actualizan cada hora o cada noche, que es suficiente para el seguimiento.
Si se necesita que Moodle notifique al instante, existen plugins que envían eventos a sistemas externos, pero añaden una pieza más que mantener.
Seguridad y protección de datos
Token con los permisos mínimos, conexión siempre por HTTPS y solo los datos que el CRM necesita de verdad. Si no vais a usar las calificaciones para nada, no las sincronicéis.
Documentad qué datos viajan entre sistemas y con qué finalidad: es información que os pedirán en cualquier revisión de protección de datos.
Antes de empezar, comprobad esto
- Qué versión de Moodle tenéis y quién la administra
- Si los servicios web están habilitados o se pueden habilitar
- Qué dato identifica a cada alumno y a cada curso
- Qué sistema manda en cada dato
- Quién recibe el aviso cuando algo falla
Si queréis que lo revisemos con vuestro caso, en integración de Moodle con CRM explicamos cómo trabajamos.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta instalar un plugin en Moodle?
No necesariamente. Moodle incluye servicios web con API REST que permiten crear usuarios, matricular y consultar progreso. Un plugin solo hace falta si se quiere que Moodle avise al CRM en el momento en que algo cambia.
¿Sirve para cualquier versión de Moodle?
Los servicios web existen desde hace muchas versiones, pero las funciones disponibles varían. Antes de diseñar la integración conviene comprobar cuáles ofrece vuestra instalación.
¿Se puede hacer lo mismo con HubSpot?
Sí. La parte de Moodle es la misma; cambia cómo se programa el lado del CRM, normalmente a través de su API o de una plataforma intermedia.
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