Qué implantamos con Zoho Sign.
- Plantillas de contratos, propuestas y matrículas
- Orden de firma con varios firmantes
- Envío masivo de documentos
- Firma electrónica cualificada cuando se necesita
- Formularios de firma mediante enlace
- Cobro en el momento de firmar
Conectado con Zoho CRM.
Conectado a Zoho CRM, el contrato se genera con los datos de la oportunidad o del contacto, se envía a firmar sin salir del CRM y, al firmarse, el estado se actualiza y el documento queda en la ficha. A partir de ahí puede lanzar la siguiente fase: alta del cliente, factura o bienvenida.
Según el tipo de documento conviene elegir el nivel de firma adecuado. Zoho Sign ofrece también firma electrónica cualificada con certificados de proveedores de confianza.
Cuándo encaja.
- Contratos o matrículas que se firman en papel
- Propuestas que tardan días en volver firmadas
- Documentos firmados repartidos en correos
- Varias personas deben firmar en orden
- Queréis cobrar una señal al firmar
- Hay mucho volumen de documentos iguales
Dónde suele fallar.
- Plantillas con campos que no coinciden con el CRM
- Documentos firmados que no vuelven a la ficha
- Nivel de firma inadecuado para el documento
- Sin avisos cuando alguien no firma
- Plantillas desactualizadas
- Sin informar del tratamiento de datos
Cómo lo implantamos.
- Entender el proceso
Qué hace hoy el equipo, con qué herramientas, qué datos se repiten y qué debería pasar en cada paso.
- Diseñar antes de configurar
Estructura de datos, permisos, estados y automatizaciones sobre el papel, validados con quien lo va a usar.
- Configurar y conectar
Puesta en marcha de la aplicación y conexión con Zoho CRM y el resto del ecosistema para no duplicar información.
- Migrar lo que tiene valor
Datos existentes limpios y sin duplicados, conservando el histórico útil.
- Formar y acompañar
Formación con casos reales, documentación y un periodo de ajustes tras el arranque.
Relacionado.
Preguntas frecuentes
¿La firma de Zoho Sign tiene validez legal?
Zoho Sign ofrece distintos niveles de firma electrónica, incluida la cualificada. Qué nivel conviene depende del documento; para casos delicados recomendamos confirmarlo con vuestra asesoría.
¿Se puede firmar desde el móvil?
Sí, la persona firmante puede hacerlo desde cualquier dispositivo, sin instalar nada.
¿Sirve para matrículas o altas de clientes?
Sí. Es de los usos más habituales: el documento se genera con los datos del CRM y, al firmarse, avanza el proceso.
Funciones según la documentación pública de Zoho Sign. IntegraciónCRM no es parte de Zoho; implantamos y configuramos la herramienta en tu proceso.