Qué se conecta.
- Correo entrante y saliente
- Calendario y reuniones
- Contactos y listas
- Adjuntos y documentos
- Plantillas de respuesta
- Seguimiento de aperturas
La pregunta incómoda: qué correo se guarda.
Sincronizar todo el buzón es técnicamente posible y casi siempre mala idea. Genera ruido, mezcla asuntos personales con profesionales y plantea un problema de protección de datos que conviene resolver antes y no después.
Lo razonable es definir criterios: solo correos con contactos del CRM, solo de determinadas cuentas, o solo los que el comercial marca explícitamente. La decisión es tan de negocio como técnica, y conviene documentarla.
Dónde suele fallar.
- Buzones compartidos y alias
- Hilos que se parten en varios registros
- Contactos duplicados al sincronizar
- Permisos y consentimiento del empleado
- Adjuntos pesados y límites
- Cambios de dominio o migraciones
Cómo decidimos la vía técnica.
- Conector nativo si existe y basta
Es lo más barato de mantener. Si cubre el caso, no hay razón para construir nada.
- Automatización no-code si hay lógica
Make o n8n cuando hay condiciones, transformaciones o varios pasos encadenados.
- API y webhooks si hay volumen o reglas propias
Cuando el caso es específico, el volumen alto o hace falta control sobre errores y reintentos.
- Siempre con registro de errores
Toda integración falla alguna vez. La diferencia es si te enteras el mismo día o tres semanas después.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta que cada comercial configure algo?
Depende de la vía elegida. Con conexión a nivel de organización la configuración es central; con complementos individuales cada usuario autoriza su cuenta.
¿Se guardan los correos personales?
No si se define bien. Se establecen criterios para que solo se registre lo relacionado con contactos y oportunidades del CRM.
¿Sirve con Exchange en servidor propio?
Suele poder conectarse, pero las opciones y limitaciones cambian respecto a Microsoft 365 en la nube. Se valora caso por caso.