Portal de gestión académica
Matrículas, documentación, firma electrónica, campus virtual y equipo comercial. Todo sobre los datos que ya tenéis en vuestro CRM y en vuestra plataforma de formación: sin migrar nada y sin duplicar nada.
Cifras de una implantación real en producción. Los nombres y datos de las tablas que verás a continuación son de ejemplo.
El problema
El mismo teléfono está en el contacto, en la oportunidad y en la matrícula. Se corrige en uno y los otros dos se quedan mintiendo. El contrato ya salió a firmar con el apellido antiguo. El alumno aparece en el CRM pero no en el campus. Y todo eso se descubre tarde, normalmente cuando llama alguien enfadado.
Quién ha entregado el DNI, a quién le falta un dato obligatorio, quién no ha firmado y quién no ha entrado nunca al campus. Se edita en la propia tabla y se guarda en el CRM.
| Alumno | Fase | DNI | Firma | Campus |
|---|---|---|---|---|
| Marta V. S. | Alta | Sí | Sí | Activo |
| Estrella M. N. | Inscrito | Borroso | No | — |
| Rodolfo O. N. | Alta | Sí | Sí | Sin acceso |
Se sube la foto del documento y el formulario sale relleno. Lo que no se lee con seguridad se deja vacío y se avisa, en lugar de inventarlo: un dato inventado cuesta más que un hueco.
| Nombre | Ana María B. D. |
| Nacimiento | 14/03/2001 |
| Nacionalidad | Española |
| Domicilio | No consta en el documento |
De la matrícula al aula
Lo que en muchos centros son cinco personas y tres días, aquí es una pantalla y un botón. Y si algo falla a mitad, se dice cuál: no se da por bueno.
Los datos se escriben a la vez en el contacto, la oportunidad y la matrícula. Se acabó corregir el mismo teléfono tres veces.
El curso o ciclo trae dentro sus módulos. Se quita un año o se eligen módulos sueltos, y el precio se recalcula solo.
Sale con los datos de ese momento. Si después hay que corregir algo, el portal avisa de que el documento ya salió y permite anularlo y rehacerlo.
Los módulos del presupuesto se convierten en cursos de la plataforma. Quitar uno del presupuesto lo saca también del campus, no solo del papel.
En horario comercial va al asesor con menos carga del día. Fuera de horario, a la bolsa. Y si nadie lo trabaja en 48 horas, vuelve a repartirse.
| Asesora 1 | 21 leads | |
| Asesora 2 | 20 leads | |
| Asesor 3 | 18 leads |
Las notas y la asistencia salen del campus virtual, no de una hoja aparte. Cada profesor ve lo suyo: el permiso se resuelve en el servidor, no cambiando la dirección del navegador.
| Alumno | Nota | Asistencia |
|---|---|---|
| Samuel C. | 8,5 | 94 % |
| Claudia M. | 7,0 | 88 % |
| Carla A. | Sin nota | 61 % |
Cómo encaja
Los datos siguen viviendo donde ya viven. El portal es la capa que los cruza, los cuadra y avisa cuando dejan de coincidir.
Lo que no se ve
La parte cara de un sistema de gestión no es que funcione: es que avise cuando no funciona.
No es «administrador o nada». Cada rol edita exactamente las columnas que le tocan, y se decide desde la propia aplicación.
Si una acción dice que ha matriculado a alguien, se vuelve a preguntar si de verdad está. Un «correcto» sin verificar no vale.
Cuando el sistema no está seguro de a qué curso corresponde un módulo, no borra nada: lo deja anotado para que lo mire una persona.
Documentos de identidad, contraseñas del campus y credenciales no llegan nunca al navegador ni a los registros.
Preguntas frecuentes
No. Los datos siguen viviendo donde ya viven: el CRM sigue siendo el CRM y el campus sigue siendo el campus. El portal es la capa que los cruza, los cuadra y avisa cuando dejan de coincidir.
Sirve para cualquier centro que gestione alumnos, grupos y documentación: FP, academias, oposiciones, certificados de profesionalidad, formación bonificada o subvencionada. Cambian los campos y los documentos, no la estructura.
Se puede adaptar. Moodle es el caso más habitual y el que está más rodado, pero cualquier plataforma con API puede conectarse siguiendo el mismo planteamiento.
Se dice cuál y por qué. El sistema vuelve a comprobar en el sistema de destino que la acción se ha hecho de verdad, en vez de dar por bueno un «correcto» que nadie ha verificado.
Depende del volumen y del estado de vuestros datos, no del portal. La primera conversación sirve para estimarlo con criterio en lugar de dar una cifra al aire.
Demo
La forma rápida de ver si esto sirve en vuestro centro es señalar el descuadre que ahora mismo os cuesta horas, y verlo resuelto en pantalla.